Privacyverklaring | Esther Willemijn

Artikel 1: Over mij en deze verklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Esther Willemijn van der Klok, handelend onder de naam Esther Willemijn, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86986082. Ik ben verantwoordelijk voor de manier waarop ik omga met jouw persoonsgegevens.
Heb je vragen over hoe ik met jouw gegevens omga? Mijn contactgegevens staan onderaan deze verklaring.

Ik gebruik alleen de gegevens die nodig zijn voor een goede begeleiding en een correcte administratie. Het gaat om de volgende gegevens:
1. Naam
2. Geboortedatum
3. Organisatienaam (indien van toepassing)
4. Adres (alleen bij particuliere trajecten waarvoor ik een factuur op naam stuur)
5. E-mailadres
6. Telefoonnummer
7. Aantekeningen en verslagen uit sessies
8. Ingevulde vragenlijsten en tests
9. Rapporten en adviesverslagen
Ik gebruik geen gevoelige gegevens zoals medische informatie, tenzij je die zelf met mij deelt in het kader van de begeleiding. In dat geval gebruik ik die gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gedeeld.
De uitkomsten van vragenlijsten en tests kunnen informatie bevatten over jouw persoonlijkheid of gedrag. Ik bewaar deze uitsluitend voor de begeleiding en deel ze niet met anderen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Ik gebruik jouw gegevens voor de volgende doelen:
1. Om sessies te plannen, aantekeningen bij te houden en de begeleiding goed te kunnen uitvoeren.
2. Om facturen op te stellen en mijn financiële administratie bij te houden.
3. Om afspraken te maken, vragen te beantwoorden en je te informeren over de voortgang.
Ik stuur geen nieuwsbrieven en gebruik jouw gegevens niet voor marketingdoeleinden.
De reden waarom ik jouw gegevens mag verwerken verschilt per situatie. Kom je rechtstreeks bij mij terecht, dan is dat omdat we samen een overeenkomst hebben gesloten. Betaalt jouw werkgever of een andere organisatie de begeleiding, dan verwerk ik jouw gegevens alleen als jij daar zelf mee instemt. Voor mijn administratie en facturatie geldt dat ik dit als ondernemer nodig heb om mijn werk goed te doen.

Ik bewaar jouw dossier zeven jaar na de laatste sessie. Kom je binnen die periode terug, dan kunnen we verdergaan waar we gebleven zijn.
Facturen en andere financiële gegevens bewaar ik zeven jaar. Dat is wettelijk verplicht voor de Belastingdienst. In de praktijk verwijder ik financiële gegevens uit mijn boekhoudprogramma pas als dat technisch mogelijk is, maar niet eerder dan na zeven jaar.
Na die termijn worden jouw gegevens op een veilige manier verwijderd. Je kunt ook eerder vragen om verwijdering van je gegevens. Ik ga daar zo snel mogelijk op in, voor zover de wet dat toestaat.

Ik neem de beveiliging van jouw gegevens serieus. Concreet betekent dat:
1. Digitale bestanden worden opgeslagen in beveiligde omgevingen met versleuteling.
2. Fysieke documenten bewaar ik in een afgesloten kast.
3. Apparaten waarop gegevens worden verwerkt zijn beveiligd met een wachtwoord of pincode.
Ik werk samen met een externe systeembeheerder die technische toegang heeft tot mijn systemen voor beheer en onderhoud. Deze persoon is gebonden aan vertrouwelijkheid via een schriftelijke overeenkomst.
Denk je dat jouw gegevens per ongeluk bij iemand anders terecht zijn gekomen? Neem dan contact met mij op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Ik deel jouw gegevens niet met anderen, tenzij dat nodig is voor de dienstverlening of ik dat wettelijk verplicht ben.
Als een werkgever of andere opdrachtgever de begeleiding betaalt, deel ik zonder jouw toestemming geen inhoudelijke informatie over de sessies, de uitkomsten van vragenlijsten of rapporten en verslagen. De opdrachtgever ontvangt alleen een factuur.
Voor de uitvoering van mijn werkzaamheden maak ik gebruik van externe dienstverleners. Zij werken uitsluitend in opdracht van mij en alleen voor het doel waarvoor ze zijn ingeschakeld. Het gaat om dienstverleners voor:
1. E-mail en agenda
2. Afspraken plannen en videobellen
3. Cloudopslag en bestandsbeheer
4. Financiële administratie en facturatie
5. Systeembeheer
Met alle dienstverleners die persoonsgegevens namens mij verwerken sluit ik een verwerkersovereenkomst. Als een dienstverlener jouw gegevens buiten Europa verwerkt, zorg ik er via die overeenkomst voor dat jouw gegevens ook daar goed worden beschermd.
Ik verkoop jouw gegevens nooit aan anderen.

Je kunt altijd vragen om een overzicht van de gegevens die ik van je bewaar.
Als er iets niet klopt in jouw gegevens, kun je vragen om dat aan te passen. Ik doe dat zo snel mogelijk.
Je kunt vragen om jouw gegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dat toestaat. Sommige gegevens ben ik verplicht te bewaren, zoals factuurgegevens.
Je kunt bezwaar maken als je het niet eens bent met de manier waarop ik jouw gegevens gebruik. Ik kijk dan of het gebruik gerechtvaardigd is en laat je dat weten.
Je kunt vragen om jouw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen, zodat je ze kunt meenemen naar een andere begeleider of zelf kunt bewaren.
Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Ik reageer uiterlijk binnen vier weken, maar doe mijn best eerder te reageren.
Ben je het niet eens met hoe ik met jouw gegevens omga? Dan hoor ik dat graag eerst van jou zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mijn website verzamelt geen persoonsgegevens. Ik gebruik geen tools om bij te houden wie mijn website bezoekt.
De website kan functionele cookies plaatsen die nodig zijn om de site goed te laten werken. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens.

Ik verwerk geen gegevens van personen jonger dan zestien jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Jongeren van zestien jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven.
Bij de begeleiding van minderjarigen bespreek ik aan het begin met zowel de ouders als de jongere zelf wat er wel en niet wordt gedeeld. Wat er tijdens sessies wordt besproken, blijft in principe vertrouwelijk, ook tegenover ouders. Ik deel alleen informatie met ouders als de jongere daarvoor toestemming geeft, of als ik me ernstige zorgen maak om de veiligheid van de jongere.

Ik kan deze privacyverklaring af en toe aanpassen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de manier waarop ik werk of als de wet wijzigt. De meest actuele versie is op te vragen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.
Als er grote wijzigingen zijn die jou als cliënt raken, laat ik je dat weten.